Van whatsappjes en papiertjes naar één clubsysteem
Ledenadministratie, teamindeling en trainingsplanning van één van de grootste verenigingen van Noord-Holland Noord, gebundeld in één app.
- Eén clubsysteemLedenadministratie, teamindeling en trainingsplanning bij elkaar in één app.
- Inschrijving loopt vanzelfNieuwe leden komen via de website binnen en worden direct aan een team gekoppeld.
- Dispensatie-check ingebouwdTe veel dispensatiespelers in een team? Het systeem geeft meteen een melding.
- Vrijwilligers ontlastTeammanagers en trainers zien in hun eigen omgeving wat er nog moet gebeuren.
CVW is één van de grootste sportverenigingen van Noord-Holland Noord, maar het ledenmanagement ging nog behoorlijk kneuterig: losse e-mails, whatsappjes over en weer, een boekhoudsysteem en zelfs gewoon papiertjes. Ledenadministratie, teamindeling en het managen van coaches en begeleiders liep allemaal door elkaar heen.
Wij brachten dat samen in één app, gekoppeld aan de website. Nieuwe leden komen vanzelf in het systeem en worden toegewezen aan een team. Zitten er te veel dispensatiespelers in een team, dan geeft het systeem meteen een foutmelding.
Teammanagers krijgen tijdelijk toegang om hun eigen teamindeling te controleren, en met het ingebouwde taakmanagement weet iedereen wat er nog moet gebeuren. Daarnaast bouwden we tools om trainingstijden en -dagen in te plannen en direct te delen met coaches, begeleiders en trainers.
Eén clubsysteem, in plaats van tien losse plekken waar informatie kwijtraakt.
2 tot 4 weken van kick-off tot livegang
Doorlopend optimaliseren we de tool en bouwen we nieuwe functionaliteiten
Wat het clubsysteem doet
Een nieuw lid vult het inschrijfformulier op de website in. Vroeger belandde dat in een mailbox, ging het door naar de ledenadministratie, dan naar de boekhouding en uiteindelijk in een appje naar de teamindeler. Nu staat datzelfde lid binnen een paar seconden in het systeem, met de juiste leeftijdscategorie en een team dat nog ruimte heeft.
- Inschrijving tot teamindeling in één lijn: van formulier op de website naar ledenlijst, contributie en team, zonder overtypen.
- Dispensatie-check die meedenkt: zet je een dispensatiespeler teveel in een team, dan kleurt het scherm rood voordat de indeling definitief is. Geen boetes of gedoe met de bond achteraf.
- Tijdelijke toegang voor teammanagers: in het voorseizoen controleert elke manager zijn eigen team in een eigen omgeving. Daarna klapt die toegang vanzelf dicht.
- Trainingsplanning die iedereen bereikt: velden, tijden en dagen plan je één keer in; coaches, trainers en begeleiders zien direct hun eigen schema.
- Taken die niet blijven hangen: ontbrekende VOG, niet betaalde contributie of een team zonder begeleider staat als openstaande taak in beeld tot het is opgelost.
Het resultaat is vooral merkbaar bij de vrijwilligers: de start van het seizoen kost geen weken puzzelen meer met lijstjes en whatsappgroepen, maar een paar avonden in één systeem waar iedereen dezelfde informatie ziet.
Zo ziet het eruit
Schermen en beeld uit de applicatie zoals het team er dagelijks mee werkt.
Wat dit heeft opgeleverd
Ook maatwerk software zoals bij CVW?
In 30 minuten bespreken we jouw groeiambitie en kijken we waar AI, marketing en sales het verschil kunnen maken voor jouw bedrijf.