Villa Pureza

Van printjes en losse mailtjes naar één centrale hub

Leads, gasten, retreats, facturatie en boekhouding in één maatwerkpakket. Een factuur inboeken? Eén foto is genoeg.

Factuur via een fotoBon fotograferen en AI boekt hem in. Klaar.
Leads en gasten samenVan eerste aanvraag tot verblijf en factuur in één omgeving.
Geen papiertjes meerPrintjes en losse mailtjes vervangen door één centrale hub.

Van printjes en losse mailtjes naar één centrale hub

Villa Pureza groeit hard, en dan wil je dat alle aandacht naar de operatie en het gastcontact gaat. De praktijk was anders: uitgeprinte papiertjes, mailtjes die ergens in een inbox bleven hangen en losse software voor facturatie en boekhouding.

Wij bouwden één maatwerkpakket waarin leadopvolging, gastenmanagement, facturatie, boekhouding en rapportage samenkomen.

Met AI boeken ze een factuur in door er simpelweg een foto van te maken. Facturen worden automatisch aangemaakt en verstuurd. En omdat het systeem gekoppeld is aan de website, krijgt een retreat die bijna vol zit automatisch een melding, of gaat hij vanzelf op vol.

Eén centrale hub voor leads, retreats, gasten en finance.

Doorlooptijd

3 weken tot livegang, daarna doorontwikkeling

Stack & kanalen

Maatwerk applicatieAI-automatiseringAPI-koppelingenWordPress

Samenwerking

Doorlopend optimaliseren we de tool en bouwen we nieuwe functionaliteiten

Wat de tool doet

Leads binnenhalen: nieuwe aanvragen komen automatisch uit WordPress de sales pipeline in.
Sales pipeline management: het systeem controleert automatisch op een boeking, zodat een lead die zelf al geboekt heeft niet meer wordt opgevolgd.
Retreat management: retreats toevoegen, aanpassen of verwijderen en gasten toewijzen aan kamers.
Prijsmanagement: vaste prijzen beheren en tijdelijke aanbiedingen instellen.
Facturatie: concepten, deelfacturen en automatische herinneringen.
Rapportage naar marketing: inzicht in welke retreats nog ruimte hebben, zodat de aandacht daarheen gaat.
Boekhouding: facturen inboeken met één foto en BTW-rapportages klaarzetten voor de boekhouder.
Gastcommunicatie: facturen, deelfacturen, herinneringen en een reviewverzoek na de retreat gaan automatisch de deur uit.